Myös järjestöjen on noudatettava EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 25.5.2018 alkaen. Meidänkin on pitänyt Suomi-Venäjä-Seurassa valmistautua uudistukseen. Syksystä 2017 alkaen olemme kartoittaneet ja selkeyttäneet henkilötietojen keräämistä ja säilyttämistä eri yksiköissämme. Työtä on tehty sinnikkäästi – nyt iloksemme olemme valmiita. Jäsentemme, asiakkaidemme ja sidosryhmiemme henkilötietojen suojaaminen on meille tärkeää.
Miksi Suomi-Venäjä-Seuralla on monta eri henkilörekisteriä?
Suomi-Venäjä-Seuralla on monipuolista toimintaa: järjestämme erilaisia tapahtumia ja matkoja, olemme mukana monissa hankkeissa, välitämme viisumeita, koulutamme jne. Haluamme kerätä ja säilyttää jäsenistämme, toimintaamme osallistuvista ihmisistä ja asiakkaistamme vain sen verran tietoa, kuin tarvitsemme kunkin toiminnan toteuttamiseksi tai palvelun tarjoamiseksi. Useamman erillisen henkilörekisterin avulla tämä onnistuu paremmin. Voit tutustua eri rekistereihimme osoitteessa https://suomivenajaseura.fi/tietosuojaseloste/ .
Suurin henkilörekistereistämme on jäsenrekisteri
Ankkuri-jäsenrekisterimme on tärkein ja suurin henkilörekistereistämme käsittäen noin 11 000 jäsenemme nimi, yhteys- ja osastotiedot. Käytämme tietoja jäsenyyden ja siihen liittyvien palveluiden hoitamiseen sekä tiedottamiseen. Niille jäsenille, jotka ovat antaneet luvan, lähetämme sähköisiä uutiskirjeitä. Emme myy jäsenrekisterimme – kuten emme muidenkaan henkilörekistereidemme – tietoja eteenpäin. Emme myöskään luovuta jäsenrekisterimme tietoja Venäjälle tai muualle ETA-alueen tai EU:n ulkopuolelle. Jäsenrekisterimme on asianmukaisesti suojattu ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Tutustu jäsenrekisterimme tietosuojaselosteeseen>>
Henkilötietosi ovat turvassa matka- ja viisumipalvelussamme myös matkojen suuntautuessa Venäjälle ja sen lähialueille
Järjestämme matkoja pääasiassa ETA-alueen ulkopuolisiin maihin eli Venäjälle ja sen lähialueille. Välitämme myös viisumeita Venäjälle. Nämä palvelut tuottaaksemme joudumme antamaan asiakkaidemme henkilötietoja hotelleille, rautatie-, lento- ja laivayhtiöille yms. sekä viisumikutsun (eli viisumipuollon) kirjoittajalle. Turvaamme asiakkaidemme henkilötiedot myös näissä tilanteissa.
Varmistamme yhteistyökumppaneidemme luotettavuuden ja kyvyn käsitellä henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietoturvasta ja salassapitovelvollisuudesta huolehtien. Solmimme kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset. Yksityiskohtaisemmat tiedot löydät tietosuojaselosteistamme: VenäjänMatkojen asiakasrekisteri, SoloVisa-viisumipalvelumme asiakasrekisteri, Turun piirijärjestön viisumipalvelun asiakasrekisteri, Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan rekisteri.
EU:n tietosuoja-asetus Suomi-Venäjä-Seuran osastoissa
Ankkuri-jäsenrekisteri on myös Suomi-Venäjä-Seuran osastojen päärekisteri. Osastojen jäsensihteereillä on henkilökohtaiset tunnukset, joilla he pääsevät tarkastelemaan ja käyttämään oman osastonsa jäsenten tietoja. Heitä sitovat samat salassapitovelvollisuudet kuin Seuran työntekijöitä. Osastoilla voi olla käytössään myös omia henkilörekistereitä, mikäli osastojen toiminta sitä vaatii. Tiedot näistä henkilörekisteristä löytyvät kunkin osaston omalta kotisivulta. Tukea osastojen arkeen -osiosta löytyy EU:n tietosuoja-asetukseen liittyviä ohjeita ja neuvoja osastoille.
Ilmoitamme, mikäli muutamme tapaamme käsitellä henkilötietoja
Lähikuukausien aikana tietosuojavaltuutettu varmaankin antaa tarkentavia ohjeita EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisesta. Olemme valmiita muuttamaan henkilötietokäytäntöjämme tarvittaessa. Mikäli muutos on merkittävä, ilmoitamme siitä niille henkilöille, joiden henkilötietoja muutettavassa rekisterissä on, sekä uutisoimme muutoksista kotisivuillamme ja uutiskirjeissä.
Sisko Ruponen
Tiedottaja
sisko.ruponen@venajaseura.com, +358408410430
