Täältä löydät tietoa, ohjeita, vinkkejä ja materiaaleja osaston arkeen ja juhlaan.

Ajankohtaista

Ohjeistus osastoille vuosikokouksista ja edustajakokouksesta 2020

Päivitetty: lisätty edustajakokouksen kutsu ja esityslista sekä seuran hallituksen 20.8.2020 uutiset ja 17.9. ohjeet Zoomin käyttöön.

Ohjeet etäosallistumiseen Zoomilla,

• kun käytät tietokonetta (PDF-tiedosto)
• kun käytät älypuhelinta (PDF-tiedosto)
• kun käytät tablettia (PDF-tiedosto)

Pyydä tarvittaessa linkki etäosallistumista varten kultforum1@venajaseura.com

******

Koronaepidemia on aiheuttanut siirtoja Suomi–Venäjä-seuran osastojen vuosikokouksiin sekä edustajakokoukseen. Tällä hetkellä yhdistysten kokouksia ohjaavat 30.9.2020 asti voimassaoleva laki väliaikaisista poikkeamista yhdistyslakiin (erityisesti 5§ ja 8§) sekä viranomaisten ohjeistukset koronatilanteeseen liittyen.

Seuran hallitus hyväksyi kokouksessaan 20.8.2020 edustajakokouksen kokouskutsun, esityslistan sekä liitemateriaalin. Päivityksenä aiempiin ohjeisiin on se, että ma 21.9. klo 16 järjestetään etäyhteyksin kokouksen järjestäytymisosio, jotta kokoukselle saadaan hyväksyttyä menettelytavat ja tarvittavat toimielimet, kuten vaalivaliokunta. Kokousmateriaalipaketti toimitetaan kokousedustajille postitse ja sähköpostilla.

SVS edustajakokous kutsu ja esityslista (hallituksen 20.8.2020 käsittelemä)

Seuran hallitus päätti kokouksessaan 15.5. ohjeistaa osastoja seuraavasti:

• Edustajakokous kutsutaan koolle lauantaina 26.9.2020.
• Edustajakokouksen aikataulun takia osastoja pyydetään pitämään vuosikokoukset ja toimittamaan tiedot päätöksistä seuraan 31.8.2020 mennessä.
• Osastoja pyydetään noudattamaan tarkasti turvallisuutta ja viranomaisten ohjeistuksia vuosikokouksia järjestettäessä. Kokouksissa voidaan soveltaa lain mukaisia väliaikaisia menettelyjä, kuten etäyhteyksillä osallistuminen, asiamiehen nimeäminen tai ennakkoilmoittautuminen kokoukseen. Yhdistyksen hallitus (johtokunta) tekee päätökset menettelyistä.
• Kokoamme meille etukäteen ilmoitettujen osastojen vuosikokousten tiedot (ajankohdan ja järjestämistavan) tapahtumakalenteriin yhteen yhteiseen tapahtumaan. Päivitämme tapahtumaa tarpeen mukaan.
• Jos osasto ehti pitää vuosikokouksensa helmi-maaliskuussa 2020, tehdyt päätökset (mukaan lukien edustajakokoukseen tehdyt valinnat ja esitykset) ovat automaattisesti voimassa, eikä niitä tarvitse uudelleen ilmoittaa seuraan. Jos osasto haluaa uudessa tilanteessa muuttaa valintojaan, sen tulee kutsua koolle ylimääräinen vuosikokous ja ilmoittaa uudet päätökset seuraan.
• Jokaisen kokousedustajan tulee ilmoittautua edustajakokoukseen 7.9.2020 mennessä kertoen osallistumistapa sekä mahdolliset osallistumiseen vaikuttavat tekijät. Kun seura on saanut tiedon osastojen edustajakokousedustajista, heille lähetetään henkilökohtainen ohje edustajakokoukseen osallistumisesta. Ilmoittautuminen ja lisätiedot >>>
• Edustajakokoukseen voi osallistua oman valinnan mukaan seuraavissa kaupungeissa:
  Helsinki, Lappeenranta, Kuopio, Oulu, Rovaniemi, Tampere, Turku. Edustajakokouskaupungit yhdistetään toisiinsa etäyhteyksin.
• Hallitus valmistelee edustajakokouksen teknistä toteutusta ja siitä tiedotetaan myöhemmin tarkemmin.
• Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen seuraajana päätetään myöhemmin koronatilanteen mukaan.
• Valtuuston 30.11.2019 hyväksymän edustajakokousohjesäännön mukaan edustajakokouksen valintoja valmistelemaan valitaan vaalivaliokunta, johon kuuluu 2 henkilöä kustakin aiemmasta piiristä. Jotta vaalivaliokunta voi kokoontua kokouspäivänä samaan paikkaan, pyritään vaalivaliokunta valitsemaan ennen kokouspäivää (esim. sähköisin välinein). Tätä varten pyydetään esityksiä vaalivaliokunnan jäsenistä 7.9.2020 mennessä. Esityksiä voivat tehdä alueiden ohjausryhmät, sekä osastot yhdessä ja erikseen. Huomioittehan, että vaalivaliokunnan jäsenen tulee olla kokousedustaja, eikä hänen ole suotavaa olla itse ehdokkaana hallitukseen tai valtuustoon. Lisäksi pyydämme seuraamaan viranomaisten ohjeistuksia koronatilanteesta, jotta vaalivaliokuntaan ei nimetä henkilöä, jonka ei ole mahdollista siihen osallistua.
• Yhteisöjäsenten kokous pidetään etäkokouksena elokuussa.

Kiitämme yhteistyöstä ja ymmärryksestä poikkeustilanteessa! Toivotamme terveyttä ja hyvää mieltä!

15.5.2020 Teams-alustalla Suomi-Venäjä- seuran hallitus

Asiakirjamalleja osastojen vuosikokouksen järjestämiseen

(päivitytty 24.1.2020)

• SVS osaston vuosikokouksen esityslista 2020 PDF
• SVS osaston vuosikokouksen esityslista 2020 word
• SVS osaston vuosikokouksen kutsu 2020 PDF
• SVS osaston vuosikokouksen kutsu 2020 word
• SVS osaston vuosikokous 2020 – muistilista (johtokunnan valmistelun tueksi)
• SVS osaston vuosikokous 2020 – muistilista word

Säännöt

• 14.1.2020 PRH Ennakkotarkastetut osastojen mallisäännöt
• SVS Osastojen mallisäännöt word-muodossa osastojen täytettäväksi.
  (PRH:n tarkastuspäivän ja diaarinumeron voi laittaa sääntöjen loppuun: 14.1.2020 diaarinumero 2019/000429Y)
• 14.1.2020 PRH Suomi-Venäjä-seura säännöt
  (Huom. PRH:n tarkastamien sääntöjen osoitelehdellä seuran nimi on vielä vanhassa muodossa, korjaantuu myöhemmin PRH:n järjestelmään.)
• Ohje PRH.n ilmoitukseen, mallisääntöjen mukaisena, paperilomake 50 €
• Ohje PRH sääntömuutosilmoitus, ei mallisääntöjen mukainen, 100 € netti-ilmoitus

På svenska/Ruotsiksi

• Modellstadgar för avdelningar
• Modellstadgar för avdelningar word-versionen
• Samfundets stadgar

Muita liitteitä vuosikokoukseen

Aiemmin keväällä 2020 julkaistut asiakirjamallit ja osastojen vuosikokousten tekemät päätökset ovat voimassa myös uudessa edustajakokouksessa, joka järjestetään lauantaina 26.9. Lisätiedot yllä. 

• Valtakirjamalli edustajakokoukseen (Edustajakokous siirretty)
• Valtuusto- ja hallitusesityslomake
• Kirje osastoille strategiasta 2020  ja Strategialuonnos, päivitetty 15.5.2020 Strategiasta voi keskustella vuosikokouksen muissa asioissa (esim kohta 15).
• SVS osastojen toimintasuunnitelma 2020 – malli (Mallia voi hyödyntää osaston toimintaa suunnitellessa, mutta pakollista sen täyttö ei ole)
• SVS toimintasuunnitelma 2020
• Edustajakokousohjesääntö 30.11.2019
• Ilmoittautuminen edustajakokoukseen sekä ohjelma
• Strategiatyöpaja 2.2.20 (Työpaja strategian valmisteluvaiheesta Pietarin Vetävässä Venäjässä 2.2.2020)
• SVS yhteisöjäsenten jäsenmaksuperusteet 2020
• Vetävä Venäjä 31.1.-2.2.20 materiaaleja

Korona – Alla ohjeet siitä, miten tilaisuuden peruuntumisesta voi tiedottaa kotisivuilla 

Jotta tieto tapahtuman peruuntumisesta saavuttaisi mahdollisimman monet, jätetään tilaisuus paikalleen kalenteriin, mutta tehdään siihen seuraavat merkinnät:

1. Otsikkoon ensimmäiseksi sanaksi peruttu
   Esim. Peruttu: Veli-Pekka Tynkkynen luennoi Rovaniemellä
2. Kuvaustekstiin ensimmäisiksi lauseeksi korostettuna esimerkiksi:
   Jouduimme valitettavasti perumaan luentotilaisuuden koronatilanteesta ja matkustamiseen liittyvistä rajoituksista johtuen. Seuraamme tilannetta ja yritämme uudelleen kun tilanne rauhoittuu.

Sosiaali- ja terveysministeriön ohjeita yleisötilaisuuksien järjestämisestä 1.6. alkaen

https://stm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/yleisotilaisuuksissa-noudatettava-ohjeita-koronavirustartuntojen-ehkaisemisesta

Osastotoiminnan toiminta-avustukset

Suomi-Venäjä-Seuran keskusjärjestö jakaa avustuksia osastotoiminnan kehittämiseen. Vuonna 2020 osastoille myönnetään yhteensä 10 000 euroa. Erityisesti tuetaan toimintaa, jossa on painopisteinä lapset, nuoret, perheet, venäjän kieli tai uudet aluevaltaukset.

>Hakuohjeet

Erilaisia asiakirjapohjia osaston viestintään

Materiaalisalkusta löydät mm. kunniakirja- ja käyntikorttipohjat sekä diapohjan sekä osastojen seinäesitteen, joka esiteltiin Vetävässä Venäjässä 2019. Lataa asiakirjapohjia materiaalisalkusta>>

Ohje osastoille tulorekisterin käyttöön

Verottajan tulorekisterin käyttö alkoi yhdistyksillä 1.1.2019. Tässä SVS ohjeet tulorekisterin käyttöön >>>

Puheenjohtajien WhatsApp-ryhmä avattu

Testaamme uusia viestintäkanavia sisäisessä viestinnässämme. Avasimme 14.5.2019 osastojen puheenjohtajille, valtuutetuille ja piirihallituksille tarkoitetun WhatsApp-ryhmän. Lähetämme erillisen viestin asianosaisten sähköpostiin. Tietoa ryhmästä.

Jäsenhankinta on käynnissä jatkuvasti

Jäsenet ovat meille tärkeitä. Kerrothan sinäkin hyvästä seurasta muillekin. Jäsenhankinnan ajankohtaiset asiat sivulla http://suomivenajaseura.fi/jasenhankinta/

Tilaa jäsenhankintamateriaaleja osaston käyttöön

Seuran osastot voivat tilata monipuolisia materiaaleja jäsenhankinnan tueksi. Tutustu ja tilaa>>

Ohjeet Ankkuri-jäsenrekisterin käyttöön

• Ohjeet Ankkuri-rekisterin käyttöön // Pikalinkki Ankkuri-jäsenrekisterin kirjautumiseen

Eu:n tietosuoja-asetuksen noudattaminen osastoissa (GDBR)

• Ohjeet osaston omien henkilörekistereiden hallintaan (Ohjeita EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamiseen, GDPR)

Ohjeita kotisivujen päivittämiseen ja käyttöön

• Ohjeet osaston kotisivujen päivittämiseen ja käyttöön voi ladata tästä>>
  Lähetä viesti, jos haluat saada ohjeet tulostettuna tai PDF-tiedostona sähköpostiisi sisko.ruponen@venajaseura.com)
• Tästä pääset kirjautumaan sisään sivustolle: Linkki sisäänkirjautumiseen
  
• Ohjeet sähköisen tapahtumailmoitus-lomakkeen käyttöön>> (ei vaadi päivitystunnuksia)
• Millaisia tapahtumia tapahtumakalenteriin voi viedä? (Ohjeet)

Materiaalisalkku osastoille

Erilaisia asiakirjapohjia osaston viestintään ja hallinnon käyttöön. Tutustu asiakirjapohjiin>>

Ladna-palkinto

Suomi-Venäjä-Seura jakaa Ladna-palkintoja erityisesti kunnostautuneille seuran osastoille. Tiedot ja ohjeet Ladna-palkinnon hakemiseen>>

Muuta hyödyllistä

• Tiedot jäsenkoulutuksista (Jäsenille osiossa)
• Tiedot ja ohjeet seuran ansiomerkien anomiseen
• Osastot voivat lähettää tapahtumatietoja ja lyhyitä juttuja julkaistavaksi seuran Kontakt-jäsenlehteen. Kontaktin aikataulu ja tarkemmat tiedot>>

Yhdistysrekisteriasiat

Kaikki osastojen tarvitsemat tiedot ja ohjeet yhdistysrekisteri-ilmoituksia varten sekä tarvittavat kaavakkeet löytyvät Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilta http://www.prh.fi.

Mitä muuta haluaisit näille sivuille?

Ole yhteyssä seuran tiedottajaan Sisko Ruposeen tai järjestöpäällikkö Riku Savoseen.