Suomi-Venäjä-Seuran jäsenrekisteri on Avoine Oy:n ylläpitämässä Ankkuri-jäsenrekisterissä.
Ohjeita Ankkuri-jäsenrekisterin käyttöön
Seuran osastojen jäsensihteereillä on tarkastelu- ja käyttöoikeus oman osastonsa jäsentietoihin. Mikäli osastonne jäsensihteeriltä puuttuu tarkastelu- ja käyttöoikeus, voitte pyytää sen jäsensihteeriltämme Tarja Ahoselta. Muistakaa ilmoittaa, mikäli osastonne jäsensihteeri vaihtuu.
EU:n tietosuoja-asetus on tuonut mukanaan paljon tiukennuksia henkilötietojen käsittelyyn
EU:n tietosuojauudistuksen (GDPR) siirtymäaika päättyy 25.5.2018. Jäsenrekisteriimme on tehty Tietosuoja-asetuksen vaatimat muutokset.
Osaston luottamushenkilöiden tulee tutustua Ankkuri-jäsenrekisterin tietosuojaselosteeseen, joka löytyy osoitteesta https://suomivenajaseura.fi/tietosuojaseloste/jasenrekisterin-tietosuojaseloste/ . Jäseneksi liittyville pitää tarjota mahdollisuus tutustua Ankkuri-jäsenrekisterin tietosuojaselosteeseen liittymisen yhteydessä, joten ottakaa kopiot Suomi-Venäjä-Seuran jäsenrekisterin tietosuojaselosteesta mukaan eri tapahtumiin, joissa jaatte paperisia liittymiskaavakkeita. Sähköisessä lomakkeessa on linkki tietosuojaselosteeseen.
Painotamme, että osastojen jäsensihteerit (jäsenrekisteritunnusten yhdistyskäyttäjät) eivät saa jakaa omia tunnuksiaan muille, vaan tunnukset ovat aina henkilökohtaiset. Jokaisesta järjestelmään kirjautumisesta ja tietojen katselusta jää järjestelmään merkintä, joiden perusteella voidaan jälkikäteen selvittää, että tietoja on tarkasteltu ja käsitelty asianmukaisesti.
Korostamme, että Ankkuri-jäsenrekisteristä tulostetut/ajetut erilaiset listat ja osoitetarrat pitää hävittää käytön jälkeen, viimeistään 1 kuukauden kuluttua käytön päättymisestä, jotta niistä ei synny uuden tietosuoja-asetuksen vastaisia kopioita henkilörekisteristä.
Osastojen jäsensihteerien pitää jatkossa ennen tunnusten käyttämistä sitoutua noudattamaan Suomi-Venäjä-Seuran jäsenrekisterin käyttöehtoja. Sitoumukset kerätään sähköisesti Ankkuri-jäsenrekisteriin kirjauduttaessa.
Jatkossa uutiskirjeen saa lähettää vain sen tilanneille – katso uudet ohjeet
Ankkuri-jäsenrekisteriin on lisätty kenttä, jonka avulla voidaan tunnistaa ne henkilöt, joille EI saa lähettää uutiskirjeitä. Tämä pitää huomioida uutiskirjeitä lähettäessä.
Ohjeet uutiskirjeen vastaanottajien valintaan:
1. Valitse Raportit – Luo uusi raportti – Perustiedot, jossa alhaalla vasemmalla laatikko Yksittäiset valinnat. Maalata ”tilaan sähköisen uutiskirjeen” sitten Lisää valinta . Sitten oikealle ylös, jossa näkyy Lisätyt kriteerit. Ja Hae valituilla.
Uutiskirjeeseen on lisättävä peruutuslinkki sekä linkki jäsenrekisterin tietosuojaselosteeseen
Kirjeen alkuun esimerkiksi teksti:
Huom.! Tämä viesti on lähetetty Suomi-Venäjä-Seuran jäsenrekisteristä, älä vastaa viestiin käyttäen Vastaa/Reply-toimintoa! Lähetä osoitteenmuutokset, uutiskirjeperuutukset ja muut viestit Suomi-Venäjä-Seuran xxx osastolle xxx@gmail.com.
Viestin alalaitaan esimerkiksi teksti:
Tämä uutiskirje on lähetty Suomi-Venäjä-Seuran jäsenrekisteristä. Tutustu tietosuojaselosteeseemme tästä.
Voit peruuttaa uutiskirjetilauksen lähettämällä viestin Suomi-Venäjä-Seuran xxx osastolle xxx@gmail.com.
Mikäli jäsen ilmoittaa uutiskirjeen peruuttamisesta osastolle, pitää osaston välittää ilmoitus piirin työntekijälle tai seuran jäsensihteerille. Osaston jäsensihteeri voi myös itse tehdä itse muutoksen Ankkuri-jäsenrekisteriin jäsenen perustietoihin poistamalla ruksin kohdasta ”Tilaan sähköisen uutiskirjeen”.
HUOM! Kutsun osaston vuosikokoukseen ja muut viralliset osastopostit voi lähettää sähköpostilla myös henkilöille, joilla on uutiskirjekielto. Silloin sen liitteenä ei saa olla muuta markkinointimateriaalia.
Kirjautuminen Ankkuri-jäsenrekisteriin
Voit kirjautua jäsenrekisteriin tästä: Ankkuri -jäsenrekisteri
Asiakastunnus: suomivenaja (pienet kirjaimet)
Käyttäjätunnus: (Syötä jäsennumerosi) (myös nolla/t eteen)
Salasana: (Syötä salasanasi)
Ohjeet
Sisäänkirjautuneena löydät Osastokäyttäjän käyttöohjeet Ankkurin oikeanpuoleisesta valikosta Toiminnot alta. Mikäli et löydä ohjeista tarvitsemaasi tietoa, ole yhteydessä piiritoimistoon tai jäsensihteeriin. Piirit järjestävät tarpeen mukaan koulutusta jäsenrekisterin käytöstä.
Mitä muutoksia jäsensihteeri voi tehdä rekisteriin?
Osaston jäsensihteeri voi tehdä Ankkuri-jäsenrekisteriin muutoksia jäsenen yhteystietoihin: osoitteeseen, sähköpostiin ja uutiskirjetilaukseen. Vain jäsenrekisterin pääkäyttäjä, seuran jäsensihteeri Tarja Ahonen, voi vaihtaa jäsenen osastoa tai poistaa jäsenen rekisteristä.
Jäsen voi myös itse kirjautua sisään jäsenrekisteriin ja muuttaa yhteystietojaan.
Miten osastot voivat hyödyntää jäsenrekisteriä?
- Osastot Ankkuri–jäsenrekisteri mahdollistaa osastoille mm.
- Osastot voivat tulostaa ajantasaiset osoitetarrat osaston jäsenistä suoraan rekisteristä.
- Osastot voivat lähettää Ankkuri-jäsenrekisterin kautta turvallisesti sähköposteja ja uutiskirjeitä jäsenilleen, joiden sähköpostiosoite on rekisterissä.
- Osastot näkevät uudet jäsenet, voivat seurata jäsentilannetta ja jäsenmaksuja päiväkohtaisesti.
- Osastot voivat lähettää tekstiviestejä kätevästi niille jäsenille, joiden gsm-numero on jäsenrekisterissä. Tekstiviestipalvelu on maksullinen osastoille (10 senttiä+alv/jäsen/viesti)
Pakollinen tietoturvalauseke
Tämä lauseke on aina oheistettava jäsenrekisterin sähköisen lähettämisen yhteydessä.
Seuran jäsenrekisterin käyttö on sallittu seuran ja sen eri organisaatiotasojen sisäiseen omaan käyttöön. Jäsenrekisteriä ei saa luovuttaa ulkopuoliselle taholle kaupalliseen eikä muuhun tarkoitukseen. EU:n tietosuoja-asetuksessa, henkilötietolaissa ja rikoslaissa on säädetty henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä seuraavasta vahingonkorvausvelvollisuudesta ja sanktioista.
Osaston omat henkilörekisterit
Mikäli osastolla on käytössä omia sähköpostilistoja tai se ylläpitää pysyväluonteista listaa esim. eri tapahtumiin tai matkoille osallistuneista henkilöistä, muodostuu näistä tiedoista henkilörekisteri. Silloin osaston pitää:
- laatia omasta henkilörekisteristään tietosuojaseloste
- käydä läpi kaikki henkilötietojen käsittelyn vaiheet keräämisestä hävittämiseen ja dokumentoiva ne ja varmistettava, että toimintatavat ovat nykyisen henkilötietolain mukaisia.
- laatia toimintatavoista käyttöehdot, joita jokaisen luottamushenkilön, joka käsittelee henkilörekisterin henkilötietoja, pitää sitoutua noudattamaan.
- Mikäli osasto hyödyntää henkilötietojen käsittelyyn henkilötietojärjestelmiä, pitää sen solmia henkilötietojärjestelmän toimittajan kanssa Tietojenkäsittelysopimus (Data Processing Agreement, DPA)
- Mikäli osasto lähettää oman henkilörekisterin henkilötietoja kolmansille osapuolille esim. hotelleille, pitää tämä käydä selkeästi ilmi tietosuojaselosteesta ja osastolla pitää olla vastaanottajan kanssa laadittuna sopimus siitä, että vastaanottaja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
