Täysin kattavia ohjeita on vaikea antaa, sillä tapahtumien järjestämisessä on vain mielikuvitus rajana. Alla vastauksia tähän mennessä esiin nousseisiin kysymyksiin. Jos joku mietityttää, olkaa yhteydessä sisko.ruponen@venajaseura.com ja pohditaan asiaa yhdessä.
Osasto voi viedä kalenteriin omat yleisölle avoimet tapahtumansa, näyttelynsä, kerhonsa yms.
Osaston yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa järjestämät yleisölle avoimet tapahtumat, konsertit, luennot, näyttelyt, juhlat, kerhot yms. voi viedä yhteiseen tapahtumakalenteriin.
Tapahtumien on oltava Suomi-Venäjä-seuran arvojen – avoimuus, suvaitsevaisuus, luotettavuus – mukaisia. Suomi-Venäjä-seura on poliittisesti sitoutumaton järjestö, joten tapahtumat eivät myöskään saa olla puoluepoliittisia tai yhden liikkeen tilaisuuksia esim. vaalitilaisuudet, joihin osallistuu vain yhden puolueen ehdokkaita yms.
Yhteiseen tapahtumakalenteriin ei voi viedä tapahtumia, joihin halutaan vain oman osaston väkeä. Omalle porukalle tarkoitetuista tapahtumista kannattaa tiedottaa esim. jäsenkirjeellä, sähköpostilla tai muuten kohdennetusti.
Osaston johtokunnan kokouksia ei myöskään voi viedä tapahtumakalenteriin. Paras kanava osaston johtokunnan kokouksista ilmoittamiseen on sähköposti tai muu henkilökohtainen viesti johtokunnan jäsenille/osaston jäsenille.
Millaisia matkoja osasto voi viedä tapahtumakalenteriin?
Osasto voi viedä tapahtumakalenteriin osaston omat matkat, joilla on vastuullinen matkanjärjestäjä eli vastuullinen matkatoimisto.
Kirjaathan matkasta seuraavat asiat tapahtumakalenteriin:
- Matkan nimestä on käytävä selkeästi ilmi, että kyseessä on osaston matka ”Xxxxx osaston pikkujoulumatka Petroskoihin”, ”Tutustu xxx osaston kanssa Karjalan kyliin”.
- Kirjoita tapahtumakuvaukseen selkeästi esille vastuullinen matkanjärjestäjä (=vastuullinen matkatoimisto, joka löytyy Kilpailu- ja kuluttajaviraston (KKV) matkatoimistorekisteristä).
- Ilmoita matkan hinta ja mitä se pitää sisällään.
Matkojen ja niistä tehtävien ilmoitusten on oltava matkapakettilain (ent. valmismatkalain) mukaisia. Laki tiukentui uudistuksen myötä ja monet retket katsotaan nykyään matkoiksi. Lisätietoja:
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) sivuilta löytyy Matkapakettiapuri https://matkapakettiapuri.fi/, joka auttaa selvittämään
A) muodostuuko matkapalveluista matkapaketti tai yhdistetty matkajärjestely
B) mitä velvollisuuksia matkan järjestäjällä on. - KKV myös ylläpitää sivuillaan matkatoimistorekisteriä https://www.kkv.fi/vakuusrekisteri, josta voi tarkistaa vastuullisen matkanjärjestäjän luotettavuuden.
- Tarkemmat ohjeet lain noudattamiseksi: https://www.kkv.fi/Tietoa-ja-ohjeita/Matkustaminen-ja-matkan-jarjestaminen/ohjeet-matkapalveluyhdistelmien-tarjoajille/uusi-matkapakettilaki-2018/
Vastuukysymyksiin liittyen Suomi-Venäjä-seuran tapahtumakalenterissa tai muualla sivustolla ei saa julkaista kuin matkoja ja retkiä, joiden yhtenä järjestäjänä on Suomi-Venäjä-seuran toimisto tai osasto.
Kuka vie tapahtumat tapahtumakalenteriin?
Pääsääntönä on, että tapahtuman pääjärjestäjä vie tapahtuman tapahtumakalenteriin, jotta samasta tapahtumasta ei tule kalenteriin useita eri versioita. Tapahtumat on helppo viedä sivustolle sähköisen lomakkeen avulla>>
Osaston sivulla näkyvät osaston tapahtumat ja muut tapahtumat, jotka sinne halutaan nostaa
Osaston sivulle laitetaan näkyville osaston omat tapahtumat. Mikäli osasto haluaa sivulleen näkyville myös muiden järjestämiä tapahtumia, on se mahdollista. Linkittäminen vaatii laajempia päivitysoikeuksia, joten pyydä apua seuran tiedottajalta tai aluejohtajilta.
Osastojen vuosikokouksista sivustolle yksi yhteinen tapahtuma
Suomi-Venäjä-seuran tiedottaja kokoaa aluejohtajien kanssa osastojen vuosikokouksista yhden yhteisen tapahtuman. Lähettäkää tieto oman osastonne vuosikokouksesta oman alueenne aluejohtajalle, niin se saadaan yhteiseen tapahtumaan mukaan.
Keväisin yksi yhteinen artikkeli stipendeistä kotisivuille
Kokoamme keväisin kotisivuille yhden yhteisen artikkelin, jossa näkyvät tiedot kaikista osastojen ja seuran jakamista stipendeistä. Näin toimintamme kattavuus ja vaikuttavuus pääsee parhaiten esille.
Myös muiden toimijoiden Venäjä-aiheiset tapahtumat ovat tervetulleita tapahtumakalenteriimme
Julkaisemme mielellämme tietoa myös muiden toimijoiden Venäjään eri tavoin liittyvistä Suomessa järjestettävistä tapahtumista tapahtumakalenterissamme tietyin ehdoin:
Muiden järjestämien tapahtumien tulee olla:
- Venäjään, Venäjän monimuotoiseen kulttuuriin, Venäjän eri kieliin ja kansoihin, historiaan, yhteiskuntaan jne. eri tavoin liittyviä tilaisuuksia, festivaaleja, luentoja, esityksiä, seminaareja tai niissä voidaan kertoa esim. suomalaisten tekemästä yhteistyötä Venäjällä, Venäjä-yhteistyöhön liittyvästä hankerahoituksesta jne.
ja
- Maksuttomia tai sellaisia maksullisia tapahtumia, joihin Suomi-Venäjä-seuran jäsenet saavat jäsenalennuksen (ilmoitathan jäsenalennuksesta vielä erikseen tiedottajalle tai järjestöpäällikölle, jotta se saadaan näkyville jäsenedut sivulle, uutiskirjeisiin ja muuhun tiedotukseen.
- Myös ulkopuoliset toimijat voivat syöttää tapahtumatietonsa sähköisen lomakkeen kautta sivustolle>>
Mitä emme julkaise tapahtumakalenterissamme?
- Emme julkaise tietoa tapahtumista, jotka ovat arvojemme – avoimuus, suvaitsevaisuus, luotettavuus – vastaisia tai puoluepoliittisia (esim. vaalitilaisuudet, joihin osallistuu vain yhden puolueen ehdokkaita yms.)
- Vastuukysymyksiin liittyen emme julkaise muiden toimijoiden matka/retki-ilmoituksia sivustolla.
Varaamme oikeuden poistaa tapahtumakalenterista ja sivustoltamme ilmoitukset, jotka ovat arvojemme tai toimintamme vastaisia.
