Seuran hallitus, työntekijät ja piirihallitusten edustajat pitivät vuosittaisen toiminnansuunnitteluseminaarin Helsingissä 27.8.2019. Päivän pääaiheena oli itseoikeutetusti seuran järjestöuudistus.
Opetus- ja kulttuuriministeriön terveisiä
Päivän avasivat kutsuttuina vieraina kulttuuriasiainneuvos Leena Laaksonen ja neuvotteleva virkamies Anne Mattero Opetus- ja kulttuuriministeriöstä (OKM). Seuraväkeä ovat kiinnostaneet valtionavustukseen liittyvät linjaukset, sillä onhan ministeriön valtionapu keskeinen seuran rahoituslähde.
Yleisellä tasolla valtionavustusten myöntämistä ohjaavat yleiset edellytykset (Valtionavustuslaki 7 §). Tuki on harkinnanvaraista, eikä se ole automaattinen, vaan haettava joka vuosi erikseen. Tuetun toiminnan oltava yhteiskunnallisesti hyväksyttävää sekä perusteltua rahoittajan tavoitteiden kannalta. Erityisesti kulttuuripolitiikan strategia vuoteen 2025 sekä hallitusohjelma ohjaavat asetettuja tavoitteita. Ystävyysseurojen kohdalla osallisuus ja osallistuminen kulttuuriin ovat tällä hetkellä tärkeitä asioita. Nykyään hakemuksilta oletetaan strategista otetta, tavoitteiden kirjaamista ja itsearviointia. Myös hakijan taloudellista asemaa tarkastellaan. Avustus voidaan katsoa tarpeelliseksi, vaikka yhdistyksellä olisi vapaata pääomaakin. Toiminta-avustus on kuitenkin tarkoitettu vuotuiseen toimintaan, ei pääoman kasvattamiseen.
OKM:ssä on tällä hetkellä paljon epävarmuutta määrärahoista. Veikkauksen asema ja rooli on murroksessa, eikä sieltä tulevien taiteen ja kulttuurin avustusten määrärahoista tulevaisuuteen ole varmuutta. On mahdollista, että määräraha tulevaisuudessa niukkenee, jolloin myös avustusehtoja on tiukennettava.
Valtionavustusten omarahoitusosuuksista on ollut paljon keskustelua. Alkuun ministeriölläkin oli tavoitteena siirtyminen 20 % omarahoitusvaatimukseen. Kulttuuriyhdistysten kohdalla on tehty joustoa 3-5 % tasoon, sillä suuremman omarahoituksen kokoon saaminen on monelle yhdistykselle haastavaa. Kuitenkin jos valtion tarkastusvirasto alkaa tarkastelemaan korkeaprosenttista tukea saavia, saattaa linjaan tulla muutoksia. Yhdistyksen kannalta on hyvä asia, mitä enemmän omarahoitusosuutta sillä on osoittaa. Jäsenmaksut muodostacat useimmille keskeisen osan omarahoitusosuutta, lisäksi omarahoitusta voi tulla esim. pienistä jäsentuotteista.
Keskeinen periaate on, että valtionavustusta ei voi siirtää muulle toimijalle (seuran osastot), ellei asiasta ole hakemuksessa ilmoitettu ja ellei siirrosta ole sopimusta (delegointipäätös). Seuran näkökulmasta päävelvoitteet koskevat seuraa, eivät sen osastoja. Jäsenmaksujen saaminen omarahoituksen piiriin nähdään suotavana, sillä silloin seuran talous näyttää vakaalta. Käytännöistä pystytään kuitenkin neuvottelemaan.
Avustuksen saajan velvoitteisiin tulee jatkossa tasa-arvosuunnitelman laatiminen ja saavutettavuusdirektiivin noudattaminen (digitaalisten aineistojen olemassaolo). Avustus on palautettava, jos käyttämättä jää yli 100 euroa.
Ystävyyseurojen määräraha vuodelle 2019 oli 2 037 000 ja sitä jaettiin 34 ystävyysseuralle. Seurat ovat hyvin erilaisia, toimintatapa ja volyymi eroavat, kuten myös vaadittu omarahoitusosuus. Myöntöperusteina on, että toiminnan tulee olla vakiintunutta, tarkoituksenmukaista ja tavoitteellista. Sen on oltava valtakunnallista ja kansainvälistä ja sille tulee olla taloudelliset edellytykset.
Seura saa OKM:ltä tukea perustoiminnan lisäksi Pietari-instituutin ylläpitoon ja vuokraan sekä Suomalais-venäläisen kulttuurifoorumin järjestämiseen ja starttirahoihin. Lisäksi M.A. Castrénin seuran jakamana on vuonna 2019 saatu avustus Suomalais-ugrilaisen konsultaatiokomitean ylläpitoon ja Sugrifestien (sukukansapäivät) järjestämiseen.
Tiedotuksen toimivuus on tärkeää, esimerkiksi jäsenlehden ja nettisivujen kautta. Monilla mailla on sivuillaan maa-infoa sekä yhteistyötä kyseisen maan lähetystön kanssa.
Suunnitteluseminaarille kerrottiin, että OKM:ssä on seurattu positiivisesti seuran käynnissä olevaa uudistusprosessia. Uudistuksen teko ja yksityiskohdat ovat kuitenkin seuran oma asia.
Strategiaa kohti
Seuran strategiakausi päättyy vuonna 2020. Jos sääntöasia etenee ylimääräisessä valtuustossa 12.10., strategiasta päätetään liittokokouksessa 2020. Strategiatyötä on itse asiassa huomaamatta tehty jos pitkin vuotta ja osana henkilökunnan ja osastojen työskentelyä. Pääsihteeri Niina Sinkko esitteli Strategian askelmerkkejä
Strategia-asioita käsiteltiin ryhmätöinä. Ryhmissä nousi esiin monenlaisia asioita:
Strategiaa luodessa täytyy olla pidemmän aikavälin taso, mutta toiminnallisuudessa lyhyempi reagointivalmius. Seuran kokonaisuuden ja alueellisten painopisteiden on näyttävä. Ideoiden siirtymiseen alueelta toiselle on kiinnitettävä huomiota. On pohdittava, miten jokainen voi löytää seurasta itseään kiinnostavaa sisältöä, vaikka sitä ei olisi omalla paikkakunnalla tarjolla. Toiminnan temaattisuus voi tuoda rytmiä toimintaan.
Positiivisuus, avoimuus ja rohkeus viestinnässä korostuvat. Lupaillut viisumihelpotukset ovat mahdollisuus seuralle, jos matkailu lisääntyy. Verkostoituminen ja kumppanuus muiden kanssa on hyvästä. Näkyminen logolla muiden tapahtumissa on myös mainosta. Ekologiset näkökulmat ovat ajankohtaisia.
Osastojen rooli jäsenten kanavana kasvaa. Työntekijöiden oltava tukemassa osastoja. Nuoria varten pitäisi kehittää omaa strategiaa. Venäjän ajankohtaisten ilmiöiden ja yhteiskunnan esiintuonti kiinnostaa. Venäjän pelkoa vastaan on mietittävä keinoja. Rajoja on ylitettävä, myös Suomen sisällä. Osallisuutta tulee lisätä.
Kielen ja kulttuurin edistäminen ovat ajankohtaisia asioita, esim. osaston ja koulun kummiyhteistyön kautta. Uusia toiminnallisia kokeiluja kannattaa rohkeasti tehdä.
Pohjola-Nordenin järjestöuudistus
Pääsihteeri Michael Oksanen kertoi Pohjola-Nordenin pari vuotta sitten tekemästä järjestöuudistuksesta.
Muutoksen käynnistämispäätös on vaikein. Muutos vaatii rohkeutta. Ensiksi täytyy miettiä, kenelle muutos on ja miksi. Pohjola-Nordenissa piirit olivat hyvin erilaisia. Muutoksissa vaaditaan avoimuutta, mutta valmisteleva työ pitää tehdä pienessä piirissä. Ei tule mitään, jos kysytään jokaiseen yksityiskohtaan koko kentän mielipidettä. Vastustusta tulee aina ja se on tärkeää. Jos liian paljon osia laitetaan suunnitelmaan, siitä ei tule mitään.
Pohjola-Nordenissa oli muutoksen käynnistyessä 7000-8000 jäsentä, 120 yhdistystä ja 10 piiriä. Oli keskustoimisto ja hallitus, välissä piirejä. Keskustoimiston ja jäsenen väli kasvaa, jos välissä on organisaatiotasoja. Jos keskustoimisto on palvelunantaja, väli jäseneen oltava lyhyt. ohjois-Suomessa alueellinen tekijä, Turussa, tavoitteena Itä-Suomi, Pohjola Center Ouluun.
Alueelliset työryhmät ovat osoittautuneet toimiviksi. Niillä ei ole hallitusta eikä kokouksia. Alueelliset kesäpäivät keräävät nykyisin hyvin väkeä ja ne järjestetään vapaaehtoisvoimin. Viestinä oli, että ”Ette saa rahaa kokouksiin, ette saa rahaa matkakuluihin, saatte rahaa toimintaan.”
Pohjola-Nordenin jäsenmaksu on 22 €, josta osastoille 9 € ja aluetoimintaan 2 €. Uutena on käynnistetty alueelliset jäsenlehdet.
Jäsenmäärä on Pohjola-Nordenissa noussut. Haasteena on, että tulijat ovat usein samanikäisiä. Kouluissa tehty paljon töitä. 600 lukiolaista on ollut mukana kampanjoissa. Nuoriin panostettava, vaikka tulokset näkyvät vasta vuosikymmenten päästä. Oikea mittari on tavoitetut ihmiset, ei jäsenet.
On käynnistetty virtuaaliosasto-pilottihanke. Kokoustamisen sähköisiä käytäntöjä alettu kehittää.
Järjestöuudistuksen seuraava vaihe on ylimääräinen valtuuston kokous 12.10.2019, jolloin käsitellään seuran säännöt ja osastojen mallisäännöt.
