Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Suomi-Venäjä-Seura – Samfundet Finland-Ryssland ry:n Ankkuri-jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-Seura – Samfundet Finland-Ryssland ry (jatkossa Seura)
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
Puhelin: +358 9 693 831
Sähköposti: svs@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: Jäsensihteeri Tarja Ahonen, tarja.ahonen@venajaseura.com, +3584577334250

2 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Seuran jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (siltä osin, kun jäsenmaksujen kohdistus oikealle osastolle on kesken).

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, tiedottaminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Seuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Seuran jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn jakeluosoite;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite (mikäli tieto on annettu);
• Rekisteröidyn puhelinnumero (mikäli tieto on annettu);
• Rekisteröidyn äidinkieli (mikäli tieto on annettu);
• Rekisteröidyn kiinnostuksen kohteet (mikäli tieto on annettu);
• Rekisteröidyn ammatti muutettuna sosioekonomista asemaa kuvaavaksi koodiksi (mikäli tieto on annettu)
• Rekisteröidyn jäsennumero;
• Rekisteröidyn syntymäaika;
• Tieto rekisteröidyn osastosta;
• Tiedot rekisteröidyn Seuran toimintaan liittyvistä luottamustehtävistä ja ansiomerkeistä;
• Rekisteröidyn jäsenmaksutiedot;
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
• Tieto Venäjän Aika -lehden tilauksesta;
• Tiedot rekisteröidyn osallistumisesta Seuran jäsenkoulutuksiin, kulttuuritapahtumiin, matkoille ja vapaaehtoistyöhön (mikäli tiedot on erikseen syötetty rekisteriin);

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään, pankilta sekä Postilta.

6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Seuran Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Lisäksi osastojen jäsensihteereillä on pääsy oman osastonsa jäsenten yhteys- ja maksutietoihin. Työntekijöillä ja jäsensihteereillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Seuran yhteistyökumppaneille Seuran jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi mm. jäsenlehti Kontaktin ja jäsenkorttien postittamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Seura voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Seura on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Seuraan yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Seuran jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 3 vuoden ajan (kuluva vuosi + 2 vuotta) jäsenyyden päättymisestä , jotta jäsenmaksusuoritteet saadaan kohdistettua oikealle osastolle. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.

10 Profilointi

Seura voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja uutiskirjeitä ja markkinointiviestejä.

Profiloimme tiedotusta ja uutiskirjeitä Rekisteröidyn ilmoittamien kiinnostuksen kohteiden, Seuran luottamustoimien ja ilmoitetun äidinkielen mukaan.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Seuralle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Seuran käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Seuran oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Seuralle, Seura käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteeri Tarja Ahoselle osoitteeseen tarja.ahonen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomi-Venäjä-Seura ry
Tarja Ahonen
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki

13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.