1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura, Turun aluetoimisto
Käynti- ja postisoite: Vanha Suurtori 3, 20500 Turku
Puhelin: (02) 277 3200
Sähköposti: turku@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: aluejohtaja Soile Tirri, soile.tirri@venajaseura.com, +358415446131
2 Rekisteröidyt
Turun toimiston viisumipalvelun henkilörekisterissä käsitellään vain kyseisen viisumipalvelun asiakkaiden henkilötietoja.
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Turun toimiston viisumipalvelun henkilörekisterissä käsitellään vain sen asiakkaiden henkilötietoja näiden omasta pyynnöstä viisumitilaukseen liittyen. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan viisumipalvelun toteuttamiseen.
Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
Alennukseen oikeuttava Suomi-Venäjä-seuran jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä (Suomi-Venäjä-seuran jäsenrekisterin tietosuojaseloste).
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Turun toimiston viisumipalvelun henkilörekisterissä käsitellään vain viisumipalvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja.
Asiakastiedot:
- Nimi (etunimi/et, sukunimi)
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Alennukseen oikeuttava tieto Suomi-Venäjä-seuran jäsenyydestä
Viisumipuoltoon (viisumikutsuun) liittyvät tiedot siirretään vahvasti suojatussa yhteydessä venäläiselle kutsujaorganisaatiolle, jonka kanssa on solmittu sopimus henkilötietojen salassa pitämisestä sekä EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamisesta. Viisumipuoltoon käytettävät asiakkaalta pyydettävät henkilötiedot ovat:
- Tiedot siitä, mille ajalle asiakas hakee viisumia
- Nimi (etunimi, sukunimi)
- Passin tiedot:
- passin numero
- passin voimassaolo
- syntymäaika
- sukupuoli
- Tieto siitä, millaista viisumia haetaan
- Matkantarkoitus
- Matkakohde
- Haettavan viisumityypin mukaan annettavat tiedot:
- Turistiviisumin osalta hotellitieto,
- Monikerta/kaksikertaviisumin osalta:
- syntymäpaikka
- kansallisuus
- kotimaa (vakituinen asuinmaa)
- ammatti
- työpaikan tiedot
Viisumiasiakkaan täyttämän varsinaisen viisumianomuslomakkeen käsittelee ja henkilötiedot rekisteröi Venäjän Federaation Ulkoasiainministeriön Konsulaattiosasto (https://visa.kdmid.ru/PetitionChoice.aspx?AspxAutoDetectCookieSupport=1 ). Turun toimiston viisumipalvelu ainoastaan tarkistaa, että viisumianomuslomake on täytetty oikein paperisesta viisumianomuslomakkeesta.
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Turun toimiston viisumipalvelun asiakkaalta (Rekisteröidyltä) itseltään sekä alennukseen oikeuttava Suomi-Venäjä-seuran jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Asiakastietoja (nimi+yhteystiedot) säilytetään paperimuodossa lukitussa tilassa, johon on pääsy vain Suomi-Venäjä-seuran Turun aluetoimiston työntekijöillä.
Rekisteröidyltä viisumikutsua varten kerätyt henkilötiedot syötetään venäläisen kutsujaorganisaation vahvasti palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuun järjestelmään. Venäläisen kutsujaorganisaation kanssa on tehty sopimus henkilötietojen salassa pitämisestä, huolellisesta käsittelystä ja tietoturvan takaamisesta sekä EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamisesta.
Venäjän Federaation Ulkoasianministeriön Konsulaattiosaston järjestelmä, johon asiakas syöttää varsinaisen viisumianomuksensa, on vahvasti suojattu.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Turun toimiston viisumipalvelun asiakasrekisterin henkilötietoja käytetään vain viisumipalveluiden tuottamiseen asiakkaalle. Niitä ei siirretä tai luovuteta muussa tarkoituksessa eteenpäin. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä viisumipalveluiden toteuttamiseksi.
Viisumipalvelun tuottaminen edellyttää asiakkaan henkilötietojen luovuttamista Euroopan talousalueen ulkopuolelle Venäjälle a) venäläiselle kutsujaorganisaatiolla b) Venäjän Federaation Ulkoasiainministeriön Konsulaattiosastolle, joka käsittelee ja rekisteröi viisumianomukset.
Viisumipuoltoon (viisumikutsuun) liittyvät tiedot siirretään vahvasti suojatussa yhteydessä venäläiselle kutsujaorganisaatiolle, jonka kanssa on solmittu sopimus henkilötietojen salassa pitämisestä sekä EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamisesta.
Viisumiasiakkaan täyttämän varsinaisen viisumianomuslomakkeen käsittelee ja henkilötiedot rekisteröi Venäjän Federaation Ulkoasiainministeriön Konsulaattiosasto (https://visa.kdmid.ru/PetitionChoice.aspx?AspxAutoDetectCookieSupport=1 )
8 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin se on viisumipalvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista.
- Viisumiasiakkaan (Rekisteröidyn) alla lueteltuja asiakastietoja säilytetään Turun toimiston viisumipalvelun henkilörekisterissä enintään kaksi (2) vuotta:
- Nimi (etunimi, sukunimi)
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Alennukseen oikeuttava tieto Suomi-Venäjä-seuran jäsenyydestä tarkistetaan jäsenrekisteristä.
- Venäläinen kutsujaorganisaatio säilyttää viisumiasiakkaan (Reksiteröidyn) yksityiskohtaiset henkilötiedot yhden (1) vuoden viisumin päättymisen jälkeen. Viisumin hakijan viisumitietoja (nimi, päivämäärä, viisumityyppi, voimassaoloaika) ei poisteta venäläisen kutsujaorganisaation rekisteristä Venäjän Federaation viranomaiskäytännön vuoksi.
- Venäjän Federaation Ulkoasiainministeriön Konsulaattiosasto (https://visa.kdmid.ru/PetitionChoice.aspx?AspxAutoDetectCookieSupport=1 ), joka käsittelee ja rekisteröi viisumianomukset, säilyttää viisumiasiakkaan henkilötiedot Venäjän Federaation lakien määräämän ajan.
- Kirjanpidon tositeaineistossa viisumiasiakkaan (rekisteröidyn) laskutustiedot säilyvät kirjanpitolain mukaisesti enintään 7 vuotta (kuluva vuosi + 6 vuotta).
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokantaa ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
10 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
11 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse aluejohtaja Soile Tirrille osoitteeseen soile.tirri@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomi-Venäjä-seura, Turun aluetoimisto
Soile Tirri
Käynti- ja postiosoite: Vanha Suurtori 3, 20500 Turku
12 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.1.2020 ja siihen on korjattu viisumipalvelun uusi nimi (Suomi-Venäjä-seuran Turun toimiston viisumipalvelu (ent. Turun piirin viisumipalvelu). Samalla uudeksi yhteyshenkilöksi on merkitty aluejohtaja Soile Tirri.
