Ei-jäsenten uutiskirjerekisteri

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura ry (jäljempänä seura)
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
Puhelin: (09) 693 831
Sähköposti: svs@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja Riku Savonen, puh. 050 328 1420, riku.savonen@venajaseura.com

2 Rekisteröidyt

Suomi-Venäjä-seuran ei-jäsenten uutiskirjerekisterissä käsitellään uutiskirjeen tilanneiden ei-jäsenten tietoja. Seuran jäsenten uutiskirjetilaukset käsitellään jäsenrekisterissä.

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisteröidyn tekemä uutiskirjetilaus.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Suomi-Venäjä-seuran ei-jäsenten uutiskirjerekisterissä käsitellään vain uutiskirjetilauksen kannalta tarpeellisia tietoja, joita ovat:

Pakolliset:

1. Etunimi, Sukunimi / nimimerkki
2. Sähköpostiosoite
3. Tilatun uutiskirjeen tyyppi

Muut mahdolliset Rekisteröidyn antamat tiedot:

4. Kiinnostuksen kohteet
5. Postiosoite
6. Puhelinnumero
7. Taustayhteisön/organisaation nimi
8. Tehtävänimike

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomi-Venäjä-seuran käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.

Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Suomi-Venäjä-seuran ei-jäsenten uutiskirjereksiteriä hyödynnetään vain uutiskirjeiden lähettämiseen.

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille näiden omaan käyttöön tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö haluaa tilata uutiskirjeen. Rekisterin tietojen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen käyttämällä uutiskirjeen perässä olevaa peruutuslinkkiä tai ilmoittamalla peruutuksesta rekisterin yhteyshenkilölle (tarkemmat tiedot kohdassa 1).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.

12 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse toiminnanjohtaja Riku Savoselle osoitteeseen riku.savonen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomi-Venäjä-seura
Riku Savonen
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki

13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2018.

Yhteyshenkilö on päivitetty 5.8.2024.