1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura ry (jäljempänä seura)
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
Puhelin: (09) 693 831
Sähköposti: svs@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja Riku Savonen, puh. 050 328 1420, riku.savonen@venajaseura.com
2 Rekisteröidyt
Suomi-Venäjä-seuran sidosryhmäreksiterissä käsitellään Suomi-Venäjä-seuran eri sidosryhmiin kuuluvien organisaatioiden/yhteisöjen yhteys- ja asiakastietoja.
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Suomi-Venäjä-seuran sidosryhmäreksiterissä käsitellään Suomi-Venäjä-seuran eri sidosryhmiin kuuluvien organisaatioiden ja yhteisöjen yhteys- ja asiakastietoja ja sitä käytetään sidosryhmäsuhteiden hoitoon, asiakkuuksien hoitoon, monikanavaiseen kontaktointiin, viestintään, tapahtumahallintaan ja projektitoimintaan siltä osin, kun organisaatio on mukana seuran projektitoiminnassa. Rekisteritietoja käytetään myös Suomi-Venäjä-seuran palveluiden markkinointiin ja myyntiin. Rekisteriin tallennetaan myös potentiaalisten sidosryhmäorganisaatioiden tietoja.
Sidosryhmiin kuuluvat erilaiset suomalaiset ja ulkomaiset järjestöt, yhteisöt, yksityiset ja julkishallinnon organisaatiot, viranomaiset, oppilaitokset, ryhmät ja yritykset.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Suomi-Venäjä-seuran sidosryhmäreksiterissä käsitellään vain sidosryhmäorganisaatioiden sellaisia yhteys- ja asiakastietoja, jotka ovat oleellisia sidosryhmäsuhteiden, asiakassuhteen hoidon, kontaktoinnin, markkinoinnin ja projektitoiminnan kannalta.
Rekisteriin merkitään:
- Yhteisön/organisaation nimi
- Yhteisön/organisaation yhteystiedot (siltä osin kun ovat tiedossa ja oleellisia)
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Laskutusosoite ja Y-tunnus
- Puhelinnumero
- Yhteyshenkilön nimi, titteli ja yhteystiedot (siltä osin, kun tieto on oleellinen)
- Tieto mitä tuotteita, palveluita asiakas on ostanut Suomi-Venäjä-seuralta, missä toiminnassa/projekteissa/tapahtumissa organisaatio on ollut mukana, tieto markkinointitoimenpiteistä (siltä osin, kun tieto on oleellinen)
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään järjestelmään Suomi-Venäjä-seuran ja sen yksiköiden piirissä tapahtuvan toiminnan kautta. Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään, täydennetään ja ylläpidetään asiakaskontaktien perusteella. Rekisteriin merkitään pyynnöstä seuran viestinnästä kiinnostuneet sidosryhmäorganisaatiot ja niiden yhteyshenkilöt sekä seuran yhteistyökumppanit. Yhteisöistä voidaan kerätä tietoa myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä ja organisaatioiden kotisivuilta.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomi-Venäjä-seuran käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.
Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Suomi-Venäjä-Seuran sidosryhmärekisterin tietoja hyödynnetään vain seuran omaan toiminnassa, niitä ei luovuteta kolmansille toimijoille. Rekisterin henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi.
8 Siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin organisaatio kuuluu Suomi-Venäjä-seuran sidosryhmään tai rekisteröity (sidosryhmäorganisaation edustaja) pyytää poistamaan tietonsa. Rekisterin tietojen ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti vähintään 2 vuoden välein.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä (sen edustajalla) on oikeus koska tahansa vastustaa yhteystietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa rekisterin ylläpitäjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
12 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse toiminnanjohtaja Riku Savoselle osoitteeseen riku.savonen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomi-Venäjä-seura
Riku Savonen
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 3.3.2021.
Yhteyshenkilö on päivitetty 5.8.2024