Tapahtuma- ja koulutusrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura ry (jäljempänä seura)
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
Puhelin: (09) 693 831
Sähköposti: svs@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja Riku Savonen, riku.savonen@venajaseura.com, +358 50 328 1420

2 Rekisteröidyt

Suomi-Venäjä-seuran tapahtuma- ja koulutusrekisterissä käsitellään Suomi-Venäjä-seuran ja sen osastojen eri tapahtumiin, seminaareihin, koulutuksiin, kerhoihin, työpajoihin yms. tilaisuuksiin ilmoittautuneiden ja osallistuvien/osallistuneiden tietoja, jotka he ovat itsestään antaneet.

Huom: Suomalais-venäläisellä kulttuurifoorumilla on oma henkilörekisteri ja tietosuojaseloste.

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Suomi-Venäjä-seuran tapahtuma- ja koulutusrekisterin tietoja käytetään seuran ja sen osastojen tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen yms. tilaisuuksien osallistujatietojen käsittelyyn ja osallistujien informoimiseen. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä tiedottaminen ja tapahtumien sujuva toteuttaminen. Suoramarkkinointiin pyydetään erikseen lupa.

Eri tapahtumiin, seminaareihin, koulutuksiin, kerhoihin, työpajoihin yms. tilaisuuksiin osallistuvien tietoja kerätään, käytetään ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan ko. tapahtuman, tilaisuuden ja koulutuksen toteuttamiseen.

Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Suomi-Venäjä-Seuran tapahtuma- ja koulutusreksiterissä käsitellään vain eri tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen, koulutusten yms. tilaisuuksien toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, joten kerättävät tiedot vaihtelevat tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen luonteen ja kunkin rekisteröidyn roolin mukaan (mikä rooli hänellä on tapahtumassa).

Tilaisuuden luonteesta riippuen rekisteröidyltä pyydetään ja rekisteriin merkitään ilmoittautumislomakkeessa pyydetyt tiedot, joita ovat:

1. Rekisteröidyn etunimi, sukunimi
2. Rekisteröidyn yhteystiedot:
   1. Sähköpostiosoite
   2. Postiosoite
   3. Laskutusosoite
   4. Puhelinnumero
3. Taustayhteisön/organisaation nimi (mikäli on tapahtuman kannalta relevantti tieto)
4. Taustayhteisön/organisaation yhteystiedot
   1. Sähköpostiosoite
   2. Postiosoite
   3. Laskutusosoite
   4. Y-tunnus
   5. Puhelinnumero
5. Osallistujan luottamustoimi/tehtävänimike (mikäli on tapahtuman kannalta relevantti tieto)
6. Tieto Suomi-Venäjä-seuran jäsenyydestä (mikäli on relevantti tieto esim. vaikuttaa osallistumismaksuun)
7. Tapahtuman sujuvan toteuttamisen kannalta olennaiset osallistujan tekemät ohjelmavalinnat/antamat tiedot, eri työpajoihin, työryhmiin, erityisohjelmaan osallistuminen, rooli tapahtumassa
8. Rekisteröidyn antamat erityistiedot ja -toiveet esim. ruokavaliosta ja allergioista, jotka asiakas antaa ja joita hän haluaa käytettävän palvelujen sopeuttamisessa hänen tarpeisiinsa.

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä alennukseen oikeuttava Suomi-Venäjä-seuran jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.

6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterissä digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomi-Venäjä-seuran jse sen osastojen käytössä oleviin järjestelmiin, jotka on suojattu asianmukaisesti tietomurtojen varalta palomuurein sekä muiden teknisten keinojen avulla. Suojausta päivitetään säännöllisesti.

Järjestelmiin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

HUOM! Mikäli Suomi-Venäjä-seuran tai sen osastojen järjestämän tapahtuman/koulutuksen/seminaarin tarkoituksena on edistää toimijoiden verkostoitumista, julkaistaan osallistujien nimet ja taustaorganisaatiot osallistujille jaettavassa materiaalissa itse tapahtumassa. Tästä kerrotaan aina erikseen osallistujille.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Suomi-Venäjä-seuran tapahtuma- ja koulutusreksiterin tietoja hyödynnetään vain eri tapahtumien, seminaarien, koulutusten, kerhojen, työpajojen, koulutusten yms. tilaisuuksien osallistujatietojen käsittelyyn ja tapahtuman toteuttamiseen.

Rekisterin henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Palveluntarjoajien kanssa on solmittu sopimukset henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Suomi-Venäjä-Seuran tapahtuma- ja koulutusreksiterin tietoja voidaan siirtää muille toimijoille järjestettävien tapahtumien/tilaisuuksien/koulutukseen liittyvien eri palveluiden kuten majoitus- ja ruokailujärjestelyjen toteuttamiseksi. Tietoja vastaanottavat toimijat ovat sitoutuneet noudattamaan tietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja tietoturvasta huolehtien ja heidän kanssaan on solmittu sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Mikäli tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen järjestämiseen on saatu erillisrahoitusta, joka veloittaa liittämään raporttiin osallistujalistan, luovutetaan pyydetty osallistujalista rahoittajalle niin, että siinä on ainoastaan vaaditut tiedot osallistujista. Rahoittajalla ei ole oikeutta käyttää osallistujatietoja muuhun kuin tilityksen oikeellisuuden tarkistamiseen.

Osallistujatietoja voidaan luovuttaa viranomaisille viranomaismääräyksestä ja lainsäädännön niin edellyttäessä.

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin ylläpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Rekisterin ylläpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Rekisterin ylläpitäjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin se on Suomi-Venäjä-seuran järjestämän tapahtuman/tilaisuuden/koulutuksen osallistujatietojen hallinnan, toteuttamisen ja jälkihoidon kannalta tarpeellista tai rekisteröity pyytää poistamaan tietonsa.

Osallistujille maksuttomien tapahtumien/tilaisuuksien/koulutusten osalta osallistujatiedot poistetaan jälkiselvittelyjen päättymisen jälkeen, viimeistään 18 kuukautta tapahtuman päättymisestä.

Osallistujille maksullisten tapahtumien/tilaisuuksien/koulutuksen osalta osallistuja- ja laskutustiedot säilytetään enintään 3 vuotta tapahtuman jälkeen. Kirjanpidon tositeaineistossa osallistujan laskutustiedot säilyvät kirjanpitolain mukaisesti enintään 7 vuotta (kuluva vuosi + 6 vuotta).

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyltä pyydetään erikseen lupa suoramarkkinointiin ja rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa rekisterin ylläpitäjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä tietokannan ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedotrekisterin ylläpitäjälle, rekisterin ylläpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.

12 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse toiminnanjohtaja Riku Savoselle osoitteeseen riku.savonen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomi-Venäjä-seura
Riku Savonen
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki

13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.8.2024 (yhteyshenkilön osalta).