Suomi-Venäjä-seura – Samfundet Finland-Ryssland ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomi-Venäjä-seura – Samfundet Finland-Ryssland ry (jatkossa Seura)
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
Puhelin: +358 40 120 6950
Sähköposti: svs@venajaseura.com
Yhteyshenkilö: Riku Savonen riku.savonen@venajaseura.com +358 40 120 6950
2 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Suomi-Venäjä-seuran ja sen osastojen eli paikallisyhdistysten jäsenien henkilötietoja.
3 Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Jäsenrekisteriä käytetään jäsenten henkilötietojen ajantasaiseen hallintaan sekä jäsentiedottamiseen jäsenyyden aikana.
Henkilötietojen käsittely perustuu Suomi-Venäjä-seuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja käsitellään vain, kun siihen on saatu lupa vanhemmalta/vanhempainvastuunkantajalta.
4 Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Seuran jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, jos annettu. Ei henkilötunnusta.
- Yhteystiedot: osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
- Jäsenyystiedot: osastotieto, jäsenyyden laji, jäsenyyden kesto, viestintäkielet
- Jäsenmaksutiedot
- Tiedot luottamustehtävistä järjestössä ja ansiomerkeistä
- Tiedot osallistumisesta Seuran jäsenkoulutuksiin, tapahtumiin ja vapaaehtoistyöhön (mikäli tiedot on erikseen syötetty rekisteriin)
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä. Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös Suomi-Venäjä-seuraan kuuluvilta organisaatiolta koskien esimerkiksi luottamustoimia, vapaaehtoisrooleja, tapahtuma/koulutusosallistumisia sekä järjestön myöntämiä ansiomerkkejä.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät työntekijät. Osastojen jäsensihteereillä on pääsy oman osastonsa jäsenten tietoihin. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käytetään vain jäsenyyden, jäsenpalveluiden ja jäsenviestinnän toteuttamiseen. Mikäli henkilötietoja joudutaan lähettämään seuran ulkopuolelle mm. jäsenlehden postitusta, jäsenlaskutusta varten, ne salataan sekä poistetaan välittömästi kun palvelu on toteutettu.
8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Suomi-Venäjä-seuran jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 1 vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä, jotta jäsenmaksusuoritteet saadaan kohdistettua oikealle osastolle. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.
10 Profilointi
Seura voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia mm. luottamustehtävien, viestintäkielen, tapahtumaosallistumisen mukaan. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja uutiskirjeitä ja markkinointiviestejä.
11 Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö voi pyytää kirjallista tarkennusta ja hänellä on oikeus varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyys ennen pyynnön käsittelyä.
12. Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen/aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Lisäksi rekisteröity voi antaa Seuralle kanavakohtaisia suostumuksia ja kieltoja: esimerkiksi kieltää uutiskirjeen tai jäsenlehden.
12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Riku Savoselle osoitteeseen riku.savonen@venajaseura.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomi-Venäjä-seura ry
Riku Savonen
Osoite: Kanavaranta 7 F 27, 00160 Helsinki
13 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.8.2024 (yhteyshenkilön vaihdos).